หลายธุรกิจเริ่มต้นด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปและไฟล์ Excel เพราะเริ่มได้เร็วและต้นทุนต่ำ แต่เมื่อธุรกิจโตขึ้น กระบวนการทำงานก็ซับซ้อนตามไปด้วย จนถึงจุดที่เครื่องมือเดิม "เกือบจะใช่" แต่ไม่เคยพอดี
01 ทีมงานเสียเวลากับงานซ้ำๆ ที่ทำด้วยมือ
ถ้าพนักงานต้องคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำในหลายระบบ คัดลอกตัวเลขจากไฟล์หนึ่งไปอีกไฟล์ นั่นคือเวลาและค่าแรงที่เสียไปกับงานที่ระบบควรทำให้อัตโนมัติ
02 ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหลายไฟล์
เมื่อข้อมูลลูกค้า สต๊อก และยอดขายอยู่คนละไฟล์ การตอบคำถามง่ายๆ กลับต้องใช้เวลารวบรวมเป็นชั่วโมง
"ถ้าทีมต้องเปิด 4–5 ไฟล์เพื่อตอบคำถามเดียว แสดงว่าระบบกำลังทำงานให้คุณน้อยกว่าที่คุณทำงานให้มัน"
แล้วควรเริ่มอย่างไร?
ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มจากกระบวนการที่เจ็บปวดที่สุดก่อน วัดผลให้เห็นชัด แล้วค่อยขยายผลทีละส่วน